申込書の電子化

Digitization of application form

Case Study

申込書の電子化により、
検索が瞬時にできるようになり
業務の効率化が図れます。

ここ数年で各企業において様々な用紙が電子化されてきました。
電子化により業務スピードが向上することは誰もが実感できることです。
最終的にデジタル化することが手間を省けて保管場所の問題も解決できます。
「申込書」はお客様から頂くものですから、お客様にとっての利便性を優先すべきです。
用紙・PC・スマホなど選択肢を揃えることが申込数を増やすことになります。

申込書の電子化〈メリット〉

① 業務効率化: 紙の申込書は管理に要する手間を要します。必要な情報を取得するために、書架から毎回取り出すことになります。電子化を行うことで管理が容易となり、検索するだけで瞬時に取り出すことができます。
② コスト削減: 人が行なっていた単純作業の費用を削減できます。保管場所が不要になりますので、保管に要するスペースの費用が解消します。
③ リスクの低減: 破損や紛失すると危険ですので、細心の注意が必要となります。電子化を行うことで管理が容易となり、破損や紛失のおそれがなくなります。

申込書の電子化〈サービス概要〉

貴社に代わって事務局代行を行い、「申込書」の受付業務を行います。
受け付けた「申込書」の内容チェックを行い、条件が備わっていることを確認いたします。
「申込書」をドキュメントスキャナーにて読み込みデジタル化を行います。
AI-OCRにて記載内容を読み取り、テキスト化します。少数の場合はパンチ入力（ベリファイ入力）を行います。
クラウドドキュメントシステムへ登録し、貴社から検索・閲覧が可能となります。

申込書の電子化〈当社を選ぶ理由〉

① 事務局代行の実績多数: 多くの大手企業様のキャンペーンやアンケートなどの事務局代行の数多の実績がございます。長年の経験によりきめ細やかな業務をいたします。事務局代行についての詳しい内容はこちらをご覧ください。＞
② AI-OCR: 申込書が多い時は。AI-OCRを利用して記載内容をテキスト化します。AI-OCRの詳しい内容はこちらをご覧ください。＞
③ 通知発送業務のプロ: 当社は自治体の税務関係の通知業務などを長年にわたり承って参りました。高度なセキュリティ環境を整備した工場及び処理センターを設置。プライバシーマークを早くに導入している企業です。外部認証の取得状況につきましては、こちらをご覧ください。＞
④ 用紙・PC・スマホからの申込みに対応: 「申込書」はお客様が記載するものですから、お客様にとって利便性のあるフォーマットを用意することが申込数を増やすことになります。
当社は用紙（印刷・プリント・発送）・PC用フォーマット・スマホ用フォーマットを用意することができます。
⑤ ワンストップサービス（オールインワン）: 当社は印刷からプリント封入作業・投函までの通知業務、申込書の受付・デジタル化処理といった事務局代行業務、ワークフローシステムやネットワーク環境整備といったシステムソリューションまで全てをワンストップでご提供いたします。

付記「申込書」におけるご注意

文書に記載されている表題が「申込書」となっている場合でも、印紙税法上、「契約書」に該当する場合がありますので、ご注意ください。
契約の成立を証明することができる場合には契約書に該当しますので、印紙を貼ることで、印紙税を納付しなければいけません。
（ただし、電子データの契約書の場合は不要）契約の証明の方法につきましては、以下のとおりです。

印紙税法基本通達21条2項

２　申込書等と表示された文書のうち、次に掲げるものは、原則として契約書に該当するものとする。

契約当事者の間の基本契約書、規約又は約款等に基づく申込みであることが記載されていて、一方の申込みにより自動的に契約が成立することとなっている場合における当該申込書等。ただし、契約の相手方当事者が別に請書等契約の成立を証明する文書を作成することが記載されているものを除く。
見積書その他の契約の相手方当事者の作成した文書等に基づく申込みであることが記載されている当該申込書等。ただし、契約の相手方当事者が別に請書等契約の成立を証明する文書を作成することが記載されているものを除く。
契約当事者双方の署名又は押印があるもの