電子契約 システム
Wan Sign
電子契約 ：電子認証・メール認証・承認機能・保管管理
電子契約 システムはいろいろありますが
必要な機能が揃っているのが
Wan Signです。
切手代、印紙代などコストカット
用紙の契約書は契約相手に文書を届けるために郵便代や封筒代や人件費用が発生しますが、電子契約の場合はオンライン上で完結しますので、郵便代・封筒代は発生いたしません。
スピーディな契約締結
締結まで2〜3週間を要していた工程が、電子契約の場合、確認、署名、アップロードと契約締結までが早ければ3分程度で完了します。
電子契約 が働き方を変えます
電子契約 は、あっという間に契約締結が完了します。
電子契約は、用紙の代わりに「電子文書（pdf）」を使用します。
ハンコの代わりとなるのが「電子署名」で、契約者双方の意思を示して、契約が締結されます。
そして、契約者双方において、契約期間中は「電子文書（pdf）」を保管いたします。
電子契約 システム「Wan Sign」の特長
アクセス権限管理「内部統制機能」
企業が利用する電子契約システムで、最も必要とされるのが「内部統制機能」です。
企業内には他部署がアクセスしてはいけない契約書があります。また経営陣だけがアクセスが許される契約書があります。
「Wan Sign」は、フォルダー毎のアクセス権限の付加やIPアドレス制限、承認者の事前設定、ユーザ毎の機能制限の設定などができる「内部統制機能」があります。
電子証明とメール認証 ハイブリッド締結
電子証明を貴社がご利用された場合でも、契約相手が電子証明を利用するとは限りません。
雇用契約など相手が個人の場合や個人事業主様などの場合は、多くがメール認証を選びます。
その場合でも、貴社が電子署名を利用し、相手がメール認証を利用するといったハイブリッドな運用が「Wan Sign」は可能です。
電子契約と用紙契約書の一元管理
過去の用紙の契約書も電子契約書とともに一元管理ができるとても便利な機能です。
用紙の契約書の保管を任せていただきますと、管理システムでインデックスを付加することができ、オンライン上で電子契約書と同様に検索できます。
社内の保管場所から用紙を探すという手間が解消できます。
どこからでもアクセスできますので、テレワークに最適な機能です。
電子契約 を導入する４つのメリット
電子契約 で事務作業の効率化
印紙税法の第2条「文書の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」と規定されています。
この法律での「文書」は、紙の書面を指します。電子契約では紙の書面を作成しませんので、印紙税を納める義務が発生しません。
用紙の契約書は契約相手に文書を届けるために郵便代や封筒代や人件費用が発生しますが、電子契約の場合はオンライン上で完結しますので、郵便代・封筒代は発生いたしません。
さらに、用紙の契約書の場合だと、保管にも費用が発生します。
具体的に金額で示しますと、月に200件の契約がある場合、年間にして印紙代360万円が発生、封入などの作業に要する人件費約220万円が発生、印刷など約240万円、合計820万円が発生いたします。
電子契約にしますと、システム利用に約120万円を要したとしても差額分約700万円のコスト削減が実現できます。
電子契約 で事務作業の効率化
契約書業務に関わった方ならお分かり頂けると思いますが、締結までの工程が多く、時間を要します。
契約書を作成し、印刷、製本、契約相手に文書を届けるために、封入、郵送します。
相手は内容の確認後、押印し、返送をします。
締結まで2〜3週間を要していた工程が、電子契約の場合、確認、署名、アップロードと契約締結までが早ければ3分程度で完了します。
締結後に保管した後、契約内容を確認すべき状況が生じた場合は、保管場所から探す作業に時間をとられてしまいます。
電子契約にすると、保管されている契約書の確認作業はPCで検索できますので、すぐに取り出せて確認することができます。
これまでのかなりの労力が解消されますので、事務効率は格段に向上します。
さらに、クラウド運用ができますので、テレワークが可能となります。
電子契約 でコンプライアンスの強化
書庫へ保管する場合、その出し入れの作業によって、戻し忘れ、紛失などが発生してしまいます。
電子契約書は、サーバーに保管しますので、バックアップシステムを利用できます。
紛失のリスクが低減し、また災害大国における企業のBCP対策にもなります。
契約締結までのシステム内部の状況を把握でき、締結漏れが予防できます。
同様に保管漏れ、解約や更新漏れなどが予防できますので、企業間トラブルを防止できます。
さらに、税務調査、会計監査にも迅速に対応できます。
劣化防止
用紙の契約書の場合、紙の宿命として酸などが発色して茶色くなったり、紫外線や蛍光灯の光により、退色したり、紙自体が劣化します。
保管状況が悪ければ、カビや虫による劣化もあります。
用紙の契約書から電子化をすることで、劣化のリスクが解消できます。
電子契約 システム「Wan Sign」の証拠力について
電子認証局：
GMOグローバルサイン
- 国内シェアNo.1の電子認証局と連携しています。
全世界で2500万枚の電子証明書を発行した実績。政府機関や大手企業でも利用されているGMOインターネットグループのGMOグローバルサインと直接連携しており、安心な電子契約を提供します。
Adobe Approved Trust List（AATL）
- Adobe認定のルート証明書を採用
Adobeにより要求される厳格な技術要件を満たす信頼性の高いルート証明書を利用しています。
Adobe Reader でも簡単に電子署名の有効性を検証することができます。
認定タイムスタンプ
- 時刻認証業務認定事業者（TSA）であるセイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与しています。e-文書法や電子帳簿保存法など、各種法令にも対応できます。
セキュリティについて
権限設定（不正アクセスの排除）
IDごとにアクセス権限の範囲を定めることができ、契約締結時に送信されるメールのアドレスからシステムにアクセスする際にパスワードを設定することも可能です。
ファイアウォールを標準装備しています。インターネットから正式な手順を経ないアクセスを検知し、記録し、排除します。
強固なパスワード設定。WAN-Signは、パスワード設定時に脆弱でないか確認、アカウントの安全性を高めています。
あらかじめ設定しておいたアドレスからのみWAN-Signへのアクセスを可能にします。
IPアドレス制限
社外からの不正アクセスによる情報漏えいを防止するため、システムへログインできるIPアドレスを制限できる機能を標準装備しています。
IPアドレスは複数登録が可能なため、社内だけでなく様々な場所で利用ができ、かつ第三者の不正ログインを防止することができます。
暗号化による機密性の保持
「WAN-Sign」へのアクセスは、日本国内で管理された自社サーバーに暗号化通信されており、第三者から情報を傍受されるリスクを極小化しています。
セキュリティ運用
定期的な脆弱性診断を実施し、不正な侵入への対策を実施しています。
セキュリティ専任チーム（W-CSIRT）を設置し、情報管理を徹底しています。
※「Wan Sign」を開発運用する株式会社ワンビシアーカイブズは一般社団法人日本コンピュータセキュリティインシデント対応チーム協議会に加盟しています。
データセンター運用
Disk To Disk方式を採用。ハードディスクの記録内容を別のハードディスクへ複製することでバックアップを行なっています。
関東・関西でのオンラインバックアップを実施。防災大国日本において、どこで発災しても対応できるようにBCP体制を整えています。
日次でバックアップを取得。同様にいつ発災しても対応ができるように日次でバックアップを行なっています。
保管先は、日本国内2ヶ所。地震、津波に被害が生じにくい場所を選び、国内の2ヶ所で厳重に保管を行なっています。
システムとの連携
API（アプリケーション プログラム インターフェイス）連携
WAN-SignのAPIが公開されているため、ご利用中のワークフロー、 CRM、基幹システムと連携することが可能です。連携をすることで契約に関する業務をさらに効率的に運用することができます。
Salesforce連携
WAN-SignはSalesforce（株式会社セールスフォース・ドットコム）との連携も可能です。
Salesforceでの帳票作成から、契約締結・保管・管理まで、快適な運用が実現できます。
kintone連携
WAN-Signはkintone（サイボウズ株式会社）との連携も可能です。
kintoneでの帳票作成から、契約締結・保管・管理まで、快適な運用が実現できます。
電子契約 導入のご注意すべきポイント
電子契約には印紙税が発生しませんが、これをプリントすると印紙税が発生するでしょうか？ 印刷した電子契約書はあくまでも契約書の写しと取り扱われるので、印紙は不要です。
注意：クラウドサインのようなタイムスタンプのない電子契約サービス（無料プラン）をご利用されますと、税法に関する書類（国税関係書類）の電子契約は、紙に印刷することが必要となり、印紙税が発生します。
電子化できない文書
法律で書面化が必要な文書は以下のとおりです。
- 不動産取引における重要事項説明書面等 宅地建物取引業法34条の2、35条、37条
- 定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面 借地借家法22条、38条、39条
- マンション管理業務委託契約書面 マンション管理法73条
- 特定継続役務提供等における契約前後の契約等書面 特定商取引法第4条、第42条ほか
- 金融商品のクーリングオフ書面 金融商品取引法第37条の6
契約相手の承諾が必要な文書
- 建設請負契約 建設業法19条3項、施行規則13条の2
- 下請会社に対する受発注書面 下請法3条2項
- 旅行契約における説明書面 旅行業法第12条の4、第12条の5、施行令第1条等
- 不動産特定共同事業契約書面 不動産特定共同事業法第24条、第25条
- 投資信託契約約款 投資信託及び投資法人に関する法律第5条
- 金融商品取引契約等における説明文書 金融商品取引法等
- 労働条件通知書面 労働基準法15条1項、施行規則5条4項
- 派遣労働者への就業条件明示書面 派遣法34条、施行規則26条1項2号
認証局が発行する電子証明書の添付が必要な文書
地方公共団体との電子契約 地方自治法第234条5項、地方自治法施行規則第12条の4の2、総務省関係法令に係る行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則第2条2項二
電子契約 に関する法律
IT書面一括法（2001年施行）
企業が顧客に対して、紙で交付することを義務付けている書面の電子化を認める法律です。
顧客の承諾があれば，電子メールなどを利用するすることができます。複数の法律をまとめて一度に改正するため「一括法」と言います。
訪問販売法、証券取引法、旅行業法など50の法律が対象で、電子商取引促進のために規制緩和されました。
e-文書法（2005年施行）
従来法令により紙の保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することを容認する法律です。
ICTの活用により書面や帳簿書類の保存にかかる負担を軽減して利便性の向上を図ることで、生活の向上や経済の発展に寄与することを目的としています。
電子帳簿保存法（1998年施行、2005、2015、2016、2020年改正）
国税関係帳簿書類の全部または一部について電子データによる保存を容認する法律です。
その後、2005年3月に一部が改正され、紙媒体の書類をスキャンして電子化文書の保存も認められました。
電子帳簿保存法は国税関係の帳簿類に範囲が限られます。
それまでは、紙文書で7年間保存が義務付けられていました。「真実性の確保」「可視性の確保」など一定の保存要件を満たすことで、帳簿書類を電子データで保存することが可能となりました。
電子署名及び認証業務に関する法律の施行（電子署名法）
電子署名を付した電磁的記録が手書きの署名やハンコを押した文書と同等に通用することを認められました。
第3条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
印紙税法
- 第２条 別表第一の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。
- 第３条 別表第一の課税物件の欄に掲げる文書のうち、第五条の規定により印紙税を課さないものとされる文書以外の文書（以下「課税文書」という。）の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある。
印紙税法基本通達
第44条 法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう。
不課税文書に該当する主な契約書
ちなみに、以下に示す契約書は不課税文書に該当しますので、収入印紙の貼付は不要です。
- 委任契約書（無償の場合）
- 使用貸借契約書（無償の場合）
- 建物賃貸借契約書
（但し、不動産賃貸借契約書のうち、土地賃貸借契約書は課税文書に該当するため、収入印紙の貼付が必要になります） - 動産売買契約書（機械売買契約書等）
- 動産賃貸借契約書
- リース契約書
- 雇用契約書
- 出向契約書
- パートタイマー契約書
- 労働者派遣契約書
- 秘密保持契約書
- 技術提携契約書
- 特許権専用実施権設定契約書
- 特許権通常実施権設定契約書
- 実用新案権専用実施権設定契約書
- 実用新案権通常実施権設定契約書
- ソフトウイェア利用許諾契約書
- 業務提携基本契約書
- 示談契約書
- ソフトウェア保守契約書（自社が著作権を有するソフトウェアの利用許諾先との保守契約の場合）