デジタル化 請求書電子配信
Electronic invoice delivery
デジタル化 請求書電子配信 とは
電子配信と書面送付の並行運用を
お客様の手間なく
ワンストップで当社がサポート。
デジタル化 電子配信のメリット
メリット1 業務負荷の軽減
まず、１つ目の「業務負荷」を考えてみましょう。
例えば、2,000通の請求書を発行する場合、一人の作業で換算すると、のべ24時間を要します。これが毎月の業務となります。
作業内容は、請求データの確定、仕訳け、プリントし、封入封緘、郵送を行います。ミスできませんので、慎重な作業となり、心理的にも負荷のかかる長い作業となります。
業務はすごく煩雑ですが、課題の解決方法は明確です。
請求書発行を電子化することで、やがて発送に関わる作業は解消されます。
月24時間、年間288時間のきつい作業がなくなります。
「やがて」という言葉を使いましたのは、請求書発行の電子化は一気には進まないという特性があります。
お客様に支払っていただく業務ですので、こちらの都合だけでは電子化に変更することができません。
ご了解をいただくお客様を増やしていくことが必要となります。
これが、電子化率の向上と呼ばれます。
請求書電子配信サービスが実現しますと、貴社は請求書データを当社へ送信するだけで処理が完了します。
当社では、お客様に合わせて、電子配信作業と書面での郵送作業を行います。
電子配信だと送付作業から受領されるまでのタイムラグがなくなります。
お客様にとりますと、早く受け取り、確認・支払い処理がスムーズにできるというメリットがあります。
このあたりの利便性をご説明いただいて、電子化率を向上していただくことで、「業務負荷」という課題が徐々に解決できます。
メリット2 経費節減
月間2,000通の請求書をご発行されている場合を想定してみます。
年間で24,000通です。
＜A：現行＞
| プリント+封入作業費 | 20,000円 |
| 郵便料金 | 220,000円 |
| 封筒代 | 30,000円 |
| 用紙代 | 29,000円 |
| 経費合計（月） | 290,000円 |
| 経費合計（年） | 3,480,000円 |
| 配信費用 | 25,000円 |
| プリント+封入作業費 | 10,000円 |
| 郵便料金 | 110,000円 |
| 封筒代 | 15,000円 |
| 用紙代 | 10,000円 |
| 経費合計（月） | 170,000円 |
| 経費合計（年） | 2,040,000円 |
＜C：電子化率100%＞
| 配信費用 | 40,000円 |
| 経費合計（月） | 40,000円 |
| 経費合計（年） | 480,000円 |
紙の郵送の場合、こまかく言いますとプリンター維持費用、場所代や電気代、差出人件費などが含まれますので、実質はもっと大きなコストメリットとなります。
メリット3 ミスの軽減
３つ目のメリットは、電子化にすることで、封入ミスや発送先間違いが解消できます。
宛先情報はクラウドで管理いたします。
メールアドレスは、取引先コードに結びついていますので、配信先を間違えることはありません。
また、お客様から「まだ、受け取ってないけど」といった連絡をいただいた場合には、「いつ、誰が、何を、誰に送って、それをいつ受け取ったか」を明確にお答えすることができます。
電子配信ならではの情報トレサビリティが有効となりますので、トラブル対応にも慌てずに対応できます。
メールでの受領のあとで、原本も郵送してほしいというお客様にも、割と簡単に対応することができます。
配信方法も、ファイル送信、FAX送信を選ぶことができますし、紙での郵送も当社ならワンストップでできます。
解決すべき課題
- テレワーク実施に向けて、社内のペーパーレス化を進めたい
- 帳票の出力・配信にかかるコストを削減したい
- 業務効率化を行いたい（郵送作業で締め日は残業）
- 電子化を検討しているが、セキュアなシステムの構築・運用が大変
- あらゆる帳票配信を電子化したいが運用フローの構築が大変
- 請求書の配信方法が取引先によって様々で管理が大変
つまり、帳票発行業務の課題は3つに集約されます。
１つ目は「業務負荷」。イレギュラーな処理が発生。締め日に作業が集中することが原因となります。
２つ目は「経費」。郵便代、用紙・封筒にかかる費用。送付作業に要する人件費です。
３つ目は「封入ミスや発送先間違い」。
デジタル化 請求書電子配信 の仕組み
電子配信 ＋ 郵便送付
請求書電子配信システムの配信方法は、ファイル送信、FAX送信と書面発送を請求書ごとにお選びいただくことができます。
請求書電子配信 初期設定
送信先情報をクラウドシステムに登録していただきます。
１件ごとに登録することもできますし、CSVで一括登録することもできます。
メール送信を行う相手はメールアドレス、FAX送信を行う相手はFAX番号、書面での発送を行う相手は住所の登録が必須となります。
顧客の管理番号は、基幹システムと同じ管理番号を付けて頂くのが良いかと思います。
宛先マスタ情報をクラウドで管理しますので、基幹システムに宛先マスタを保有するための開発をする必要はありません。
お客様の機密情報をお預かりいたしますので、配信における送信手段は、SSLによる暗号化通信を利用します。データのお預かり時に、その都度ウイルスチェックを行います。
電子化されたデータをアップロードし、送付先を選択して頂くことで、送信方法が異なる請求書の送信を自動で行うことができます。
請求書電子配信 ファイル送信
取引先様のご担当者様にダウンロード先URLを記載したメールが届きます。
送信者は、受取確認メール、または管理画面からダウンロードされたことを確認することができます。
受領されます企業からも返信する必要がある場合には、「往復便機能」を用意しています。
「返信用のオンラインシステム」を利用でき、一時的に利用することも可能です。
FAX送信は、クラウド型の送信の仕組みを採用することで、インターネットの回線だけで、大量の送信が簡単かつスムーズに行えます。
また、書面での発送もお請けできます。
印刷からデータプリント、封入封緘、郵送までをワンストップで処理いたします。
決まった取引先とのデータの送信、受信、回収までを行いたい場合には、「私書箱機能」を用意しています。
特別なEDI環境を構築することなく、この機能で実現させることができます。
請求書電子配信への切り替えが多くなれば、経費節減が実現いたしますが、取引先様のご承諾が必要となります。
取引先様にも諸事情がございますので、多種の配信方法での対応を可能といたしました。
では、請求書電子配信システムをご検討いただける段階になりますと、御社のご担当者様に、現状の請求書発行業務の課題確認をいたします。
また、併せて現行の発行数をお教えいただきます。
課題解決へ向けての最適なプランを提案し、手作業で処理されている業務からどれくらいのコストパフォーマンスになるかを提示いたします。
御社が現在ご使用中のシステムと当社サービスを連携する必要がある場合は、システム構築のプランを立案し、開発サポートをいたします。
請求書電子配信 API連携
API連携は、シンプルなシステムで、帳票管理をする複数のシステム対して１つのサービスで対応可能です。
サーバーAPIとクライアントAPIは標準搭載しています。
サーバーAPIは、クライアントプログラムの開発で、自由度が高く基幹業務システムと連携いたします。
クライアントAPIは、基幹システムとの連携が簡単にプログラミングが不要でできるミドルウェアを用意しています。
自動連携モジュールはオプションとなりますが、いろいろなシステムとの連携実績があります。
これを利用しますと、通常は手動で帳票のアップロードを行うところを、帳票の生成から配信までを完全自動化ができます。
現行の手作業発行からシステム運用への切り替えにつきましては、並行運用のテスト期間を設けまして、問題がないことを確認し、問題があればそれをつぶした上で、本番へと移行いたします。
デジタル化 電子配信の導入手順
請求書電子化をスムーズに導入するための手順を説明いたします。
注意すべきポイントは３つ。
まず、１つ目。取引先との基本契約書のご確認です。
請求書を書面で郵送することに限ってないか。
その場合には、「覚書」を締結してください。
2つ目は、取引先との合意です。
突然、一方的にメール配信に切り替えると問題になります。
当然、事前に意思確認をおこなってから切り替えることが重要です。
3つ目は、所轄の税務署への確認です。
電子取引に切り替えた場合、原本はどうすればいいのかという確認が必要です。
所轄の税務署のご担当者で多少見解が異なる場合がありますので、ご確認ください。
以上の３つがポイントとなります。
さて、取引先との合意につきまして、スムーズに電子化へ移行するには、アンケートを行うのが最善の方法です。
アンケートでどれだけ電子化率が可能かを確認することができます。
導入におけるコストシュミレーションができるようになります。
電子化率が高いほど、コスト削減が大きくなります。
アンケートでは、こちらが電子化を一方的に進める趣旨を伝えるのではなく、取引先のメリットを併せて伝えるようにしましょう。
郵送の場合、発送にかかる日数を要していたのが、その日にメール受信ができ支払い作業に余裕ができるというメリット。
書面送付の場合、受領作業のために取引先のテレワークを阻害してしまいます。テレワーク推進、働き方改革のためのメリット。
用紙を使用しないという環境配慮、エコへの取り組みというメリットとなります。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、電子データが特定の時刻に確かに存在することを証明することができる時刻証明書です。第三者認証局により、電子文書の信頼性と安全性を保証します。
詳しい説明はこちらをご覧ください。
法改正
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律です。国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律という位置づけです。
国税関係帳簿書類は法人税法で、紙で７年保存することとなっていますが、特定の要件に従えば電子的に保存できることを定めましたのが電子帳簿保存法です。
対象となる帳票は３つ。
コンピュータで作成される総勘定元帳や仕訳帳といった帳簿。
コンピュータで作成される自社で発行する請求書や納品書の控え。
受領した領収書や請求書の紙をスキャナーでイメージ化した文書。
この３つです。
保存期間は法人税法と同じく7年、繰越欠損金がございますと最大で10年です。
1998年7月に制定された後、2005年3月に一部が改正され、スキャンデータも電子データとして認められるようになりました。
2015年に、スキャンにより保存できる契約書・領収書が3万円未満のものに限られていましたが、金額基準が廃止されました。また、電子署名が廃止されました。
2016年に、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した領収書や請求書などのデータの保存が可能になりました。
つまり、電子データとは、紙の書類をスキャンして電子化したデータ、PCで作成したデータ、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータとなります。
このたびの2020年10月1日の改正は、キャッシュレス決済の普及に伴って、電子取引に関する要件が緩和されました。
まず、保存時のタイムスタンプにつきまして、発行者のタイムスタンプがあれば、受領側のタイムスタンプが不要となりました。
また、受領する側が自由に訂正や削除などの改変ができないシステムで、例えばクラウドを利用したシステムで、デジタルデータの授受と保存を行う方法が認められるようになりました。
またキャッシュレス決済による明細データを領収書の代わりとして使えるようになりました。
データが適正に保存されていれば、これまで手作業で行っていた紙の領収書や請求書等の受領や、スキャンする作業が不要となります。
デジタルデータの受領で処理・保存が済みますので、経理の業務負担が削減できます。
電子取引データの完全義務化は、2024年1月1日より施行されました。これは、改正電子帳簿保存法によるもので、電子取引で受け取った取引情報は原則として電子データで保存する必要があります。
電子帳簿保存法の基本
真実性の確保
- 「訂正削除の履歴確保」
- 「相互関連性の確保」
これは、転記などをした場合に、一連番号などで、相互に関連性が確認できるようにします。 - 「システム関係書類の備え付け」
これは、コンピュータの操作マニュアルなどを備え付けます。
可視性の確保
- 「見読可能性の確保」
これは、コンピュータ画面で明瞭に見ることができるようにすること。 - 「検索機能の確保」
これは、検索をしてデータを即座に見ることができるようにすることです。
この５つの要件が、保存する媒体によって、違ってきます。
帳簿保存の場合は、５つの基本の要件がすべて適用されます。
書類保存の場合は、「訂正削除の履歴確保」と「相互関連性の確保」が不要となり、３つの要件を満たせば大丈夫です。
スキャナーの場合は、１つ目「訂正削除の履歴確保」に、タイムスタンプの付与、バージョン管理、適正事務処理という特殊なスキャナー保存特有の要件が必要となります。
電子取引につきましては、１つ目「訂正削除の履歴確保」に、４つの方法から、いずれかを選ぶことによって電子取引の保存が認められます。
- 「事務処理規定の整備」
これは、電子取引に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定めます。 - 「タイムスタンプの付与」
- 「タイムスタンプが付与済みのものを受領」
- 「訂正削除の確保可能なシステム」
令和2年の10月からの規制緩和されたものです。
この４つのいずれかの１つを選ぶことによって、電子取引ができます。