大幅な緩和がペーパーレス化を推進
2020年12月21日に定められました「令和3年度税制改正の大綱」の中に、「電子帳簿等保存制度の見直し」があります。
この改正は、2022年１月１日から施行されます。
電子帳簿の保存要件が現行よりも大きく緩和され、多くの企業がペーパーレス化に向かっていくと思われます。
メールで請求書を受領する時のご注意
電子データで受領した請求書や領収書等をプリントした紙の保存が認められなくなり、電子データは電子での保存のみとなります。
これは全ての企業を対象とした法律改正となります。（※電子化をするために電子帳簿保存法の申請をしていた企業だけではありません）
電子帳簿保存法 について
電子帳簿保存法 とは
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の処理負担を軽減するために、これまでの紙文書での保存ではなく、電子データでの対応を認めた法律です。
1998年に制定、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」。
電子帳簿保存法 の対象書類
種 別 | 内 容 |
|---|---|
| 帳 簿 | コンピューターで作成する帳簿 仕訳帳 総勘定元帳 補助簿（経費帳、売上帳など）を含めるかどうかは任意選択 |
| 決算関係書 | 貸借対照表 損益計算書 棚卸表 など |
書 類 | 内 容 |
|---|---|
| 重要書類 | 物の流れに直結・連動する書類 契約書 納品書 請求書 領収書 など |
| 一般書類 | 見積書 注文書 検収書 など |
電子帳簿保存法 改正の４つのポイント
1 税務署の届け出について
改正前
承認されるまでは待機が必要。
認められない場合は却下通知が届く。
電子化を決定してから半年から1年程度の準備期間が必要。
▶︎
改正後
今回の法改正により税務署による事前承認制度が廃止されます。改正法の施行後は、必要とされるスキャナーや会計ソフトなどの機材やツールを揃えて基準を満たせば、すぐに電子帳簿保存を開始できるようになります。
２ タイムスタンプ要件の緩和
改正前
国税関係書類をスキャナ読み取りした際に、受領者が自署したうえで3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要。
▶︎
改正後
スキャナーで読み取った際の「署名」は不要となり、タイムスタンプ付与の期間が「最長2ヶ月と概ね7営業日」へ延長されます。
また、電子データの修正や削除のログが残るシステムを使う場合、タイムスタンプ付与自体が不要となり、クラウド上での保存が可能。
３ スキャナー保存における適正事務処理要件の廃止
改正前
定期検査で紙の原本とデータの照合が必要で、検査日まで紙の原本を保存。また、事務処理担当者は「2名以上」。
▶︎
改正後
また、事務処理担当者も1名でOK。
４ 検索システムの緩和
改正前
取引年月日や取引金額、勘定科目その他の主要項目をすべて検索条件として設定しなければなりません。日付や金額については「範囲指定」検索が可能でなければならず、2つ以上の項目を組み合わせて検索条件を設定できることも要求されています。
▶︎
改正後
検索の必須項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つに削減。
また、税務署からの電子データのダウンロード要請に対応している場合、「範囲指定」や「項目の組み合わせ」に関する機能は不要。
なお、売り上げが1,000万円以下でダウンロード対応する場合は、「年月日」等上記3項目による検索機能も不要。
特に注意すべきこと
保存についてのご注意
改正前
改正後
これまでは、電子で受け取った書類は紙にプリントして保存することも容認されていました。紙の請求書と、電子データからプリントした請求書を一元管理することができました。
▶︎
電子データで受領した請求書をプリントした紙の保存が認められなくなり、電子データは電子での保存のみとなります。
また、紙で受領した請求書は紙でも電子でも保存できるようになります。
データでの一元管理の方が容易となります。
不正行為に対するペナルティが強化
電子帳簿保存の要件が緩和され導入企業が増えるにともない、不正行為も増える可能性があり、ペナルティが強化されています。
スキャナーで読み取った電子データや電子取引の電子データを改ざん、隠蔽し、不正な申告をした場合、通常の重加算税に10%が加算されますので、十二分にご注意が必要です。
電子帳簿保存法 の適用を受けるための要件
要件概要 | 帳簿 | 書類 |
|---|---|---|
| 記録事項の訂正・削除の事実を確認できる（真実性の確保） | ◯ | – |
| 通常の業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる | ◯ | – |
| 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる | ◯ | – |
| システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける（関連書類の備付） | ◯ | ◯ |
| 保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる（見読性の確保） | ◯ | ◯ |
| 取引年月日、取引金額、取引先で検索できる（検索性の確保） | ◯ | ◯ |
| 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる（検索性の確保） | ◯ | – |
既に承認を受けスキャナー保存をされている企業
それをしなければ、従来の条件で行わなければいけません。
電子帳簿保存法改正に、すぐにできる対策
経費精算ソフト「楽々精算」の導入
電子帳簿保存法に対応しているソフトが「楽々精算」です。
- 保存と検索
- 電子データをアップロードし、格納された領収書や請求書のデータを日付・金額、取引先などの項目ですぐに検索できます。【可視性の確保】
- 領収書のデジタル化
- スマホのカメラで撮影し、データ化すると、金額や取引先などが自動で入力されます。テレワークや外出先からでも、紙書類を簡単に入力できます。
- タイムスタンプ付与
- スマホで読み取った領収書や請求書のデータをアップロードする時に自動的にタイムスタンプが付与されます。【真実性の確保】
※「楽々精算」は株式会社ラスクの製品です。
