デジタル化サービス（文書・帳票）

DIGITALIZATION

デジタル化サービスとは

さまざまな文書や帳票を電子化
すぐに閲覧が可能となり
保管場所が不要となります。

デジタル化処理

・さまざまな形式からの取込み
・用紙をスキャニング
・PDF変換
・インデックス化

電子帳票配信処理

・メール配信
・サーバからのダウンロード
・FAX送信
・タイムスタンプ付加
・情報トレーサビリティ

紙帳票配送業務

・下地印刷
・明細データ、宛名データのプリント
・封入封かん
・郵便局差出

デジタル化メリット

経費節減

「請求書」や「注文書」など「紙」を相手に届けるためにコストがかかります。電子化をすると、印刷費、仕分けや封入作業などの労務費、郵便料金などの費用を削減できます。

業務の効率化

経費と同様にプリントや発送に関わる労務が解消し、人材を有意義な業務に有効活用できるというBPO効果が生まれます。業務の効率化が計れて「働き方改革」実現の一助となります。

保管場所の解放

帳票類を保管する場所がいらなくなりますので、空いた場所を有効に活用できます。保管のためにトランクルームを借りているという会社では、そのレンタル費用も解消できます。

サービスの向上

プリントから発送に要する時間が無くなりますし、郵便配達に要する時間も無くなります。電子化した時点ですぐにメール配信すると、お客様は帳票内容を早く確認し、社内処理をすることができ、とても便利なサービスとなります。

情報トレーサビリティ（証跡確認）

PDFデータにタイムスタンプを付加した上で、電子帳票の送受信の履歴が記録できます。特定認証機関と連携すれば、証跡を第三者の立場から証明できます。これは商取引に有効な仕組みです。

コールセンター業務への利用

プリントから発送に要する時間が無くなり、郵便配達に要する時間も無くなります。検索用キーワードを設定します。帳票と同じレイアウトのPDFデータがクラウド上のインデックスデータベースに格納されます。インターネット上のどこからでもウェブブラウザーで閲覧でき、膨大なデータを高速に検索できます。コールセンターではお客様の情報を瞬時に検索し、確認しながら応対できます。

デジタル化サービス

お客様の帳票は、オープン系システム、ホスト系システムで処理されたり、あるいは紙文書だったりとさまざまです。
当社ではどのような帳票からでも取り込むことが可能です。
例えば、JEF漢字コードをご使用の場合は、（CSVなどに変換せず）そのままご提供いただくと当社で変換処理を行います。
基幹システムや業務システムからは、PDFデータとして取込みます。紙文書はスキャナーを使って、PDFデータに変換します。

インデックス作業

昔の図書室にあった検索用の「文献目録カード」を思い出していただくと分かりやすいでしょう。
図書名や分野を手がかりにして、引出しの中から「文献目録カード」を探せば、書架を突き止めて、取ってくることができます。
電子帳票も同様です。どんな目的で利用するかを検討した上で、運用しやすい検索項目を決定します。
紙文書をスキャニングする場合には、検索用のキーを手入力します。
PDFデータに探し出す手がかりを付加するのがインデックス化です。

電子配信サービス

電子化された帳票の受け取り方法を決めるのはお客様です。
例えば請求書の場合、当然代金を払うお客様が受け取り方法を決めるべきでしょう。
「請求書」はメールで欲しいというお客様もいれば、FAX送信がいいというお客様もいますし、郵便というお客様もおられます。全てに対応できることが最善です。

メール配信

メールにPDFデータを添付し、配信、ダウンロード用のリンクを付けて送信することも可能

FAX送信

日本は、まだまだFAX送信の文化が残っています。誤送信の確率が少ないという理由で、裁判所がいまだに利用しているのも事実

郵送

紙で欲しい、という方もまだまだおられます。
データベース化した帳票から郵便を希望される企業を抽出し、プリント、封入封かん、郵便局差出

デジタル化 サービス（文書・帳票）