デジタル化 サービス(文書・帳票)

DIGITALIZATION

デジタル化 サービスとは

さまざまな文書や帳票を電子化
すぐに閲覧が可能となり
保管場所が不要となります。

デジタル化 処理

・さまざまな形式からの取込み
・用紙をスキャニング
・PDF変換
インデックス

電子帳票配信処理

・メール配信
・サーバからのダウンロード
・FAX送信
タイムスタンプ付加
情報トレーサビリティ

紙帳票配送処理 (紙帳票をご要望される取引先のために)

・下地印刷
・明細データ、宛名データのプリント
・封入封かん
・郵便局差出

デジタル化 メリット

経費節減

「請求書」や「注文書」など「紙」を相手に届けるためにコストがかかります。 電子化をすると、印刷費、仕分けや封入作業などの労務費、郵便料金などの費用を削減できます。

業務の効率化

経費と同様にプリントや発送に関わる労務が解消し、人材を有意義な業務に有効活用できるというBPO効果が生まれます。業務の効率化が計れて「働き方改革」実現の一助となります。

保管場所の解放

帳票類を保管する場所がいらなくなりますので、空いた場所を有効に活用できます。 保管のためにトランクルームを借りているという会社では、そのレンタル費用も解消できます。

サービスの向上

プリントから発送に要する時間が無くなりますし、郵便配達に要する時間も無くなります。 電子化した時点ですぐにメール配信すると、お客様は帳票内容を早く確認し、社内処理をすることができ、とても便利なサービスとなります。

情報トレーサビリティ (証跡確認)

PDFデータにタイムスタンプを付加した上で、電子帳票の送受信の履歴が記録できます。 特定認証機関と連携すれば、証跡を第三者の立場から証明できます。これは商取引に有効な仕組みです。

コールセンター業務への利用

プリントから発送に要する時間が無くなり、郵便配達に要する時間も無くなります。検索用キーワードを設定します。帳票と同じレイアウトのPDFデータがクラウド上のインデックスデータベースに格納されます。 インターネット上のどこからでもウェブブラウザーで閲覧でき、膨大なデータを高速に検索できます。 コールセンターではお客様の情報を瞬時に検索し、確認しながら応対できます。
電子化 メリット説明図

デジタル化 サービス

お客様の帳票は、オープン系システム、ホスト系システムで処理されたり、あるいは紙文書だったりとさまざまです。
当社ではどのような帳票からでも取り込むことが可能です。
例えば、JEF漢字コードをご使用の場合は、(CSVなどに変換せず)そのままご提供いただくと当社で変換処理を行います。
基幹システムや業務システムからは、PDFデータとして取込みます。紙文書はスキャナーを使って、PDFデータに変換します。

インデックス作業

昔の図書室にあった検索用の「文献目録カード」を思い出していただくと分かりやすいでしょう。
図書名や分野を手がかりにして、引出しの中から「文献目録カード」を探せば、書架を突き止めて、取ってくることができます。
電子帳票も同様です。どんな目的で利用するかを検討した上で、運用しやすい検索項目を決定します。
紙文書をスキャニングする場合には、検索用のキーを手入力します。
PDFデータに探し出す手がかりを付加するのがインデックス化です。

電子化 さまざまな形式からの取り込みについて

電子配信サービス

電子化された帳票の受け取り方法を決めるのはお客様です。
例えば請求書の場合、当然代金を払うお客様が受け取り方法を決めるべきでしょう。
「請求書」はメールで欲しいというお客様もいれば、FAX送信がいいというお客様もいますし、郵便というお客様もおられます。 全てに対応できることが最善です。

メール配信

メールにPDFデータを添付し、配信、ダウンロード用のリンクを付けて送信することも可能

FAX送信

日本は、まだまだFAX送信の文化が残っています。誤送信の確率が少ないという理由で、裁判所がいまだに利用しているのも事実

郵送

紙で欲しい、という方もまだまだおられます。
データベース化した帳票から郵便を希望される企業を抽出し、プリント、封入封かん、郵便局差出

電子化 配信サービス説明図