請求書の電子化

Digitization of application form

事例紹介

請求書の電子化により、
事務効率が格段に向上
テレワークの実現が図れます。

ここ数年で各企業において様々な用紙が電子化されてきました。
電子化により業務スピードが向上することは誰もが実感できることです。
請求書をデジタル化することでペーパーレス化が実現。
請求書の印刷が不要となり、用紙代やインク代、郵便料金、人件費が削減できます。
書類の保管場所が不要となり、省スペース化も実現できます。
請求書の再発行や修正が容易になります。
また、押印・承認のための出社がなくなりテレワークが実現できます。

請求書の電子化〈メリット〉

① 業務効率化: 紙の請求書は管理に手間を要します。必要な時は、毎回書架から取り出すことになります。電子化を行うことで管理が容易となり、検索するだけで瞬時に表示できます。請求書発行後にミスを訂正したり、取引先からの請求日変更依頼で再発行する作業は、意外と手間を要します。請求書を電子化することで、再発行や修正に迅速に対応できます。; それがいわゆるペーパーレス化のメリットです。
② コスト削減: 人件費：人が行なっていた単純作業の費用を削減できます。請求明細と送り状や宛名ラベルをプリント。請求書を封入し、郵便局差出という作業が発生しています。請求書のデジタル化ができれば、人による業務を軽減でき、人件費が削減できます。; 保管費：保管場所が不要になりますので、保管に要するスペースの費用が解消します。; 郵便費：郵便料金の他にも用紙代やインク代、がかかります。取引量が多いと大きなコスト負担となっています。
③ リスクの低減: 破損や紛失すると危険ですので、細心の注意が必要となります。電子化を行うことで管理が容易となり、破損や紛失のおそれがなくなります。
④ テレワークの実現: 用紙の請求書だと、上席者は承認するために、経理担当者は押印するために、出社を余儀無くされます。また、担当者が社外にいる場合に、請求書の押印や承認が遅れてしまうことが生じます。請求書を電子化すると、インターネットでの事務で完了し、テレワークで承認や押印ができます。

取引先のメリット

①請求書が早く受け取れる: 請求書の電子化で貴社がメールで送信すると、取引先では発行当日にサーバからダウンロードして受け取ることができます。請求書の締日から社内処理の営業日数が短い時は、すぐに請求書を受領できることは大きなメリットとなります。
②過去の請求書を素早く探すことができる: 用紙の請求書をファイルに保管すると探し出すのに時間と労力を要しますが、電子データで保存すると検索するとすぐに表示させることができます。

申込書の電子化〈当社を選ぶ理由〉

① 事務局代行の実績多数: 多くの大手企業様のキャンペーンやアンケートなどの事務局代行の数多の実績がございます。長年の経験によりきめ細やかな業務をいたします。事務局代行についての詳しい内容はこちらをご覧ください。＞
② AI-OCR: 申込書が多い時は。AI-OCRを利用して記載内容をテキスト化します。AI-OCRの詳しい内容はこちらをご覧ください。＞
③ 通知発送業務のプロ: 当社は自治体の税務関係の通知業務などを長年にわたり承って参りました。高度なセキュリティ環境を整備した工場及び処理センターを設置。プライバシーマークを早くに導入している企業です。外部認証の取得状況につきましては、こちらをご覧ください。＞
④ 用紙・PC・スマホからの申込みに対応: 「申込書」はお客様が記載するものですから、お客様にとって利便性のあるフォーマットを用意することが申込数を増やすことになります。
当社は用紙（印刷・プリント・発送）・PC用フォーマット・スマホ用フォーマットを用意することができます。
⑤ ワンストップサービス（オールインワン）: 当社は印刷からプリント封入作業・投函までの通知業務、申込書の受付・デジタル化処理といった事務局代行業務、ワークフローシステムやネットワーク環境整備といったシステムソリューションまで全てをワンストップでご提供いたします。